POLITYKA OCHRONY PRYWATNOŚCI

Aplikacji mobilnej InCase Fotokopie oraz strony www.incase.systems
Wersja: 1.1 | Obowiązuje od: 20.01.2025 r.

§ 1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych użytkowników Aplikacji mobilnej InCase Fotokopie oraz osób odwiedzających stronę internetową www.incase.systems jest:
   
   InCase Systems spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
   ul. Bohaterów Starówki Warszawskiej 15/44, 81-466 Gdynia
   KRS: 0001154884, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku
   NIP: 5862414274 | REGON: 540877771
   Kapitał zakładowy: 50.000 zł
   Adres e-mail: kontakt@incase.systems
   zwana dalej „InCase” lub „Administratorem”.
2. Administrator samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, ponosząc za to pełną odpowiedzialność.

§ 2. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

1. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można kontaktować się we wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i realizacji praw wynikających z przepisów o ochronie danych:
   • e-mail: kontakt@incase.systems
   • adres korespondencyjny: ul. Bohaterów Starówki Warszawskiej 15/44, 81-466 Gdynia (z dopiskiem: „Inspektor Ochrony Danych”)

§ 3. DEFINICJE

Na użytek niniejszej Polityki Ochrony Prywatności przyjmuje się następujące definicje:

1. Aplikacja – Aplikacja mobilna InCase Fotokopie udostępniana przez Administratora na urządzenia z systemem iOS oraz Android, a także funkcjonalności dostępne przez stronę www.incase.systems.
2. Konto – indywidualny zestaw uprawnień przypisany Użytkownikowi po dokonaniu rejestracji w Aplikacji, identyfikowany numerem telefonu komórkowego.
3. Użytkownik – osoba fizyczna, która zarejestrowała Konto w Aplikacji lub odwiedza stronę www.incase.systems i w związku z tym jej dane osobowe są przetwarzane przez Administratora.
4. Regulamin – Regulamin Aplikacji mobilnej InCase Fotokopie obowiązujący od 20.01.2025 r.
5. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
6. PUODO – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, krajowy organ nadzorczy w rozumieniu RODO.
7. EOG – Europejski Obszar Gospodarczy, obejmujący kraje Unii Europejskiej, Islandię, Liechtenstein i Norwegię.
8. PKE – ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221).

Pojęcia niezdefiniowane powyżej, a użyte w niniejszej Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie lub RODO.

§ 4. CEL I ZAKRES POLITYKI

1. Niniejsza Polityka Ochrony Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Administratora w związku z korzystaniem z Aplikacji mobilnej InCase Fotokopie oraz strony www.incase.systems.
2. Polityka realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO wobec Użytkowników, których dane Administrator pozyskuje bezpośrednio, oraz z art. 14 RODO wobec osób, których dane Administrator może pozyskiwać w związku z działalnością Użytkowników (np. osób trzecich, których dokumenty są fotografowane).
3. Korzystanie z Aplikacji jest równoznaczne z zapoznaniem się z niniejszą Polityką.

§ 5. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH

Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych Użytkowników:

1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe:
   • numer telefonu komórkowego (obowiązkowo – stanowi główny identyfikator Konta),
   • adres e-mail (opcjonalnie – do komunikacji i powiadomień),
   • dodatkowe dane kontaktowe podane dobrowolnie przez Użytkownika.
2. Dane dotyczące korzystania z Aplikacji:
   • historia zleceń fotokopii (daty, rodzaje dokumentów, dane odbiorców),
   • dane o płatnościach i transakcjach,
   • logi aktywności w Aplikacji (czas logowania, używane funkcje),
   • historia reklamacji i korespondencji z Administratorem,
   • preferencje i ustawienia Użytkownika.
3. Dane zawarte w materiałach wgrywanych przez Użytkownika:
   • fotografie dokumentów (w tym akt sądowych, dokumentów urzędowych, umów) – przetwarzane wyłącznie w celu realizacji zleceń fotokopii, przechowywania w ramach Konta oraz udostępniania wskazanym przez Użytkownika odbiorcom,
   • opisy i komentarze dodawane do materiałów,
   • metadane plików (data utworzenia, rozmiar, format).
4. Dane techniczne zbierane automatycznie:
   • adres IP urządzenia,
   • informacje o urządzeniu (model, system operacyjny, wersja Aplikacji),
   • dane o sesji i logowaniu,
   • dane o lokalizacji (wyłącznie, jeśli Użytkownik wyrazi na to zgodę i włączy funkcję lokalizacji),
   • pliki cookies i podobne technologie – szczegółowo opisane w Polityce Cookies.
5. Dane dotyczące osób trzecich: Fotografie dokumentów wgrywane do Aplikacji mogą zawierać dane osobowe osób trzecich. Użytkownik, wgrywając takie materiały, oświadcza i gwarantuje, że posiada odpowiednie podstawy prawne do przetwarzania i udostępniania tych danych. Administrator przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia Usług.

§ 6. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH

1. Zawarcie i wykonanie Umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO):
   Administrator przetwarza dane osobowe w celu:
   • rejestracji Konta i identyfikacji Użytkownika,
   • uwierzytelniania Użytkownika przy każdym logowaniu,
   • realizacji zleceń fotokopii, w tym przekazywania danych kontaktowych niezbędnych do realizacji zlecenia,
   • obsługi płatności i rozliczeń za korzystanie z Usług (w tym za pośrednictwem platformy płatniczej Stripe),
   • świadczenia wszystkich Usług opisanych w Regulaminie,
   • obsługi reklamacji i zapytań Użytkowników,
   • zapewnienia wsparcia technicznego,
   • komunikacji związanej z funkcjonowaniem Aplikacji.
2. Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):
   Administrator przetwarza dane osobowe w celu:
   • przechowywania dokumentacji rozliczeniowej zgodnie z przepisami prawa podatkowego,
   • przekazywania danych organom państwowym na podstawie przepisów prawa,
   • wypełniania innych obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.
3. Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):
   Administrator przetwarza dane osobowe, gdy jest to niezbędne do realizacji:
   • zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji, w tym wykrywania i zapobiegania nadużyciom, atakom cybernetycznym i spamowi,
   • analizy aktywności Użytkowników w celu poprawy jakości i funkcjonalności Aplikacji (cele statystyczne i analityczne),
   • obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń wobec Użytkowników,
   • prowadzenia komunikacji serwisowej o charakterze technicznym, prawnym i transakcyjnym (np. powiadomienia o zmianach Regulaminu, problemy techniczne),
   • optymalizacji procesów biznesowych.

   Prawnie uzasadniony interes Administratora polega na zapewnieniu bezpiecznego i sprawnego działania Aplikacji oraz ochronie prawnych i biznesowych interesów InCase. Użytkownik ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na tej podstawie w dowolnym momencie.

4. Zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO):
   Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie po uzyskaniu wyraźnej i dobrowolnej zgody Użytkownika w celu:
   • wysyłki informacji marketingowych, ofert, newsletterów i promocji drogą elektroniczną (e-mail, SMS, powiadomienia push),
   • profilowania w celach marketingowych,
   • przetwarzania danych o lokalizacji (jeśli funkcja jest włączona).

   Wyrażenie zgód marketingowych jest całkowicie dobrowolne i nie jest warunkiem korzystania z Aplikacji. Zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

§ 7. OKRESY PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Dane przetwarzane w celu wykonania Umowy – przez cały okres istnienia Konta Użytkownika.
2. Po zamknięciu Konta dane przechowywane są przez następujące okresy:
   • dane rozliczeniowe (faktury, płatności, dokumentacja podatkowa) – przez 5 lat następujących po roku, w którym powstał obowiązek podatkowy, zgodnie z przepisami prawa podatkowego,
   • dane dotyczące reklamacji i sporów – do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikającego z przepisów powszechnie obowiązujących (co do zasady 3 lata, w niektórych przypadkach dłużej),
   • dane przetwarzane na podstawie zgody (marketing) – do czasu wycofania zgody przez Użytkownika,
   • dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub odpadnięcia podstawy przetwarzania,
   • dane niezbędne do wywiązania się z obowiązków prawnych – przez okres wskazany przez właściwe przepisy.
3. Fotografie dokumentów – usuwane wraz z zamknięciem Konta, z zastrzeżeniem kopii zapasowych przechowywanych zgodnie z polityką bezpieczeństwa Administratora, jednak nie dłużej niż przez 12 miesięcy od zamknięcia Konta.

§ 8. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

1. Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:
   1. Podmioty świadczące usługi na zlecenie Administratora (na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych):
      • dostawcy hostingu i infrastruktury IT (przechowywanie danych, zapewnienie dostępności Aplikacji),
      • Stripe Inc. – podmiot świadczący usługi płatnicze i rozliczeniowe (dane niezbędne do obsługi płatności),
      • dostawcy usług księgowych i rozliczeniowych,
      • dostawcy usług wsparcia technicznego i rozwoju Aplikacji,
      • dostawcy usług prawnych i doradczych,
      • dostawcy usług marketingowych (wyłącznie w przypadku udzielenia przez Użytkownika stosownej zgody).
   2. Inni Użytkownicy Aplikacji:
      • dane kontaktowe Użytkownika (w zakresie niezbędnym do realizacji zlecenia fotokopii) przekazywane są wyłącznie odbiorcy zlecenia, za wiedzą i zgodą Użytkownika będącego zleceniodawcą.
   3. Organy publiczne i podmioty uprawnione z mocy prawa:
      • sądy, prokuratura, Policja, organy podatkowe – wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.
2. Wszystkie podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora czynią to wyłącznie na podstawie pisemnych umów powierzenia przetwarzania i zgodnie z poleceniami Administratora.

§ 9. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY (EOG)

Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane wyłącznie na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

§ 10. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Każdemu Użytkownikowi, jako osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

1. Prawo dostępu (art. 15 RODO) – prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, oraz do otrzymania kopii przetwarzanych danych i informacji o sposobie ich przetwarzania.
2. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) – prawo do żądania niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych.
3. Prawo do usunięcia – „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO) – prawo do żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO (np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy cofnięto zgodę stanowiącą podstawę przetwarzania). Prawo to nie ma zastosowania, gdy przetwarzanie jest niezbędne m.in. do wywiązania się z obowiązku prawnego lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach, np. gdy Użytkownik kwestionuje prawidłowość danych lub sprzeciwia się ich przetwarzaniu.
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz do żądania ich przekazania innemu administratorowi. Prawo to przysługuje wyłącznie w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany.
6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego. Po wniesieniu skutecznego sprzeciwu Administrator zaprzestaje przetwarzania danych w tym celu, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec interesów Użytkownika.
7. Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) – prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
8. Prawo do wniesienia skargi (art. 77 RODO) – prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych:
   • adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
   • strona internetowa: www.uodo.gov.pl

§ 11. SPOSÓB REALIZACJI PRAW

1. W celu realizacji praw opisanych w § 10 niniejszej Polityki Użytkownik powinien skontaktować się z Administratorem:
   • drogą elektroniczną: kontakt@incase.systems
   • pisemnie: InCase Systems sp. z o.o., ul. Bohaterów Starówki Warszawskiej 15/44, 81-466 Gdynia
   • za pośrednictwem Aplikacji: jeśli dostępna jest odpowiednia funkcjonalność.
2. Administrator rozpatruje żądanie w terminie miesiąca od jego otrzymania. W uzasadnionych przypadkach, z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Administrator informuje Użytkownika w ciągu pierwszego miesiąca.

§ 12. COFNIĘCIE ZGODY MARKETINGOWEJ

1. Użytkownik, który wyraził zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych, może ją cofnąć w dowolnym momencie, bez podawania przyczyny i bez żadnych negatywnych konsekwencji dla możliwości korzystania z Aplikacji.
2. Cofnięcie zgody marketingowej jest możliwe poprzez:
   • kliknięcie w link „wypisz się” dostępny w każdej wiadomości marketingowej,
   • zmianę ustawień w Aplikacji (sekcja: ustawienia powiadomień/zgód),
   • kontakt z Administratorem na adres kontakt@incase.systems,
   • wysłanie wiadomości SMS o treści „STOP” na numer, z którego otrzymywane są wiadomości marketingowe.

§ 13. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH

1. Podanie numeru telefonu komórkowego jest warunkiem koniecznym do zawarcia Umowy i korzystania z Aplikacji. Niepodanie tego numeru uniemożliwia rejestrację Konta i dostęp do Usług.
2. Podanie adresu e-mail i dodatkowych danych kontaktowych jest dobrowolne i służy usprawnieniu komunikacji oraz świadczenia Usług.
3. Wyrażenie zgód marketingowych jest całkowicie dobrowolne i nie ma wpływu na możliwość korzystania z Aplikacji.

§ 14. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

1. Administrator może stosować automatyczne przetwarzanie danych osobowych, w tym profilowanie, wyłącznie w następujących przypadkach:
   • wykrywanie nadużyć i zapewnienie bezpieczeństwa – automatyczne systemy analizują wzorce korzystania z Aplikacji w celu wykrywania podejrzanych działań i ochrony Użytkowników,
   • personalizacja usług – wyłącznie za wyraźną zgodą Użytkownika, w celu dostosowania funkcjonalności Aplikacji do jego preferencji,
   • marketing – wyłącznie za wyraźną zgodą Użytkownika, w celu personalizacji ofert i komunikacji marketingowej.
2. Automatyczne przetwarzanie opisane w pkt 1 powyżej nie wywołuje wobec Użytkownika skutków prawnych ani nie wpływa istotnie na jego sytuację w zakresie korzystania z Aplikacji.
3. W odniesieniu do zautomatyzowanego przetwarzania danych Użytkownikowi przysługuje prawo do:
   • uzyskania informacji o logice stosowanych algorytmów,
   • wyrażenia swojego stanowiska,
   • zakwestionowania podjętej decyzji,
   • żądania interwencji człowieka po stronie Administratora.

§ 15. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

1. Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych zgodnie z art. 32 RODO, w tym:
   • szyfrowanie danych w przesyle i w spoczynku,
   • wielopoziomową kontrolę dostępu do danych (autoryzacja i uwierzytelnianie),
   • regularne tworzenie kopii zapasowych,
   • monitoring bezpieczeństwa i wykrywanie incydentów,
   • szkolenia personelu w zakresie ochrony danych,
   • regularne audyty bezpieczeństwa systemów informatycznych.
2. Administrator dokonuje regularnej weryfikacji i aktualizacji stosowanych środków, aby zapewnić adekwatny stopień ochrony danych.

§ 16. NARUSZENIA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych, Administrator bez zbędnej zwłoki zawiadamia o tym fakcie osoby, których dane dotyczą, w zakresie i trybie wymaganym przez art. 34 RODO.

§ 17. PRZETWARZANIE DANYCH NA STRONIE INTERNETOWEJ

1. Podczas korzystania ze strony www.incase.systems automatycznie zbierane są dane techniczne, w tym adres IP, nazwa domeny, typ przeglądarki i systemu operacyjnego, a także dane zapisywane w plikach cookies. Szczegółowe zasady stosowania plików cookies opisane są w odrębnej Polityce Cookies (poniżej).
2. Dane zapisywane w logach serwera (adres IP, czas żądania, informacje o przeglądarce) służą wyłącznie administrowaniu stroną i zapewnieniu jej bezpieczeństwa. Nie są one łączone z danymi identyfikacyjnymi Użytkowników i nie służą do ich identyfikacji.
3. Na stronie www.incase.systems mogą być stosowane narzędzia analityczne, w szczególności Google Analytics (lub Google Analytics 4), służące do analizy ruchu i optymalizacji strony. Szczegóły dotyczące tych narzędzi zawarte są w Polityce Cookies.

§ 18. ZMIANY POLITYKI OCHRONY PRYWATNOŚCI

1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Ochrony Prywatności z ważnych przyczyn, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa lub zmianami w zakresie świadczonych Usług.
2. O istotnych zmianach Polityki Administrator poinformuje Użytkowników z odpowiednim wyprzedzeniem, w sposób analogiczny do procedury zmiany Regulaminu opisanej w § 9 Regulaminu.
3. Aktualny tekst Polityki jest zawsze dostępny w Aplikacji oraz na stronie www.incase.systems.

POLITYKA COOKIES

Aplikacji mobilnej InCase Fotokopie oraz strony www.incase.systems
Wersja: 1.1 | Obowiązuje od: 20.01.2025 r.

§ 1. ADMINISTRATOR I CEL POLITYKI

1. Administratorem danych przetwarzanych w związku ze stosowaniem plików cookies i podobnych technologii jest:
   
   InCase Systems spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
   ul. Bohaterów Starówki Warszawskiej 15/44, 81-466 Gdynia
   KRS: 0001154884 | NIP: 5862414274 | REGON: 540877771
   e-mail: kontakt@incase.systems
   zwana dalej „Administratorem” lub „InCase”.
2. Niniejsza Polityka Cookies określa:
   • zasady stosowania plików cookies i podobnych technologii na stronie www.incase.systems oraz w Aplikacji mobilnej InCase Fotokopie,
   • cele, dla których są one wykorzystywane,
   • podstawy prawne ich stosowania,
   • sposób wyrażania i cofania zgody,
   • skutki wyłączenia lub odmowy stosowania cookies,
   • prawa Użytkownika w związku ze stosowaniem tych technologii.
3. Politykę należy czytać łącznie z Polityką Ochrony Prywatności Administratora, dostępną na stronie www.incase.systems oraz w Aplikacji.

§ 2. PODSTAWA PRAWNA

Stosowanie plików cookies i podobnych technologii odbywa się na podstawie:

1. Art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221) – w zakresie zgody na przechowywanie lub uzyskiwanie dostępu do informacji zapisanej na urządzeniu końcowym Użytkownika,
2. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) – w zakresie przetwarzania danych osobowych zbieranych za pośrednictwem cookies,
3. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Użytkownika (dla cookies innych niż niezbędne),
4. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (dla cookies niezbędnych do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Aplikacji/strony).

§ 3. CZYM SĄ PLIKI COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE

1. Pliki cookies (ciasteczka) to małe pliki tekstowe, które strona internetowa lub aplikacja zapisuje na urządzeniu końcowym Użytkownika (komputerze, smartfonie, tablecie) i odczytuje przy kolejnych odwiedzinach. Pliki cookies mogą zawierać dane pozwalające na identyfikację urządzenia lub preferencji Użytkownika.
2. Podobne technologie stosowane w Aplikacji mobilnej InCase Fotokopie obejmują:
   • tokeny sesji i uwierzytelniania – identyfikatory przechowywane w pamięci urządzenia, umożliwiające utrzymanie zalogowanej sesji,
   • identyfikatory urządzeń (device ID) – niepowtarzalne identyfikatory przypisane do Urządzenia, służące do identyfikacji i uwierzytelniania,
   • lokalne przechowywanie danych (Local Storage, Secure Storage) – mechanizmy zapisu danych konfiguracyjnych i preferencji Użytkownika bezpośrednio na Urządzeniu,
   • SDK analityczne – oprogramowanie wbudowane w Aplikację służące zbieraniu zagregowanych danych o sposobie jej użytkowania.

§ 4. PODZIAŁ COOKIES WEDŁUG CZASU TRWANIA

1. Cookies sesyjne – tymczasowe pliki usuwane automatycznie po zamknięciu przeglądarki lub Aplikacji. Służą do utrzymania sesji i uwierzytelnienia Użytkownika podczas jednej wizyty.
2. Cookies trwałe – pliki przechowywane na urządzeniu przez określony czas lub do momentu ich ręcznego usunięcia przez Użytkownika. Służą do zapamiętania preferencji, ustawień oraz celów analitycznych.

§ 5. KATEGORIE COOKIES WEDŁUG CELU

1. Cookies niezbędne (technicznie konieczne)

• Cel: Zapewnienie podstawowych funkcji strony www.incase.systems i Aplikacji; bez nich korzystanie z Usług byłoby niemożliwe lub znacząco utrudnione.
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) – stosowanie tych plików nie wymaga zgody Użytkownika.
• Przykłady zastosowania:
  • uwierzytelnianie Użytkownika i utrzymanie zalogowanej sesji (token sesji),
  • identyfikacja Urządzenia (identyfikator urządzenia),
  • zapewnienie bezpieczeństwa połączenia i wykrywanie nadużyć,
  • zapamiętanie preferencji Użytkownika dotyczących zgody na cookies (cookie consent),
  • przechowywanie zawartości koszyka lub formularzy w trakcie sesji.
• Czas przechowywania: czas trwania sesji lub krótki okres (do 24 godzin).

2. Cookies wydajnościowe (analityczne)

• Cel: Zbieranie zagregowanych danych statystycznych o sposobie korzystania ze strony www.incase.systems i Aplikacji, w celu poprawy ich działania, jakości i funkcjonalności.
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Użytkownika.
• Stosowane narzędzia:
  1. Google Analytics 4 (GA4) – narzędzie analityczne firmy Google LLC:
     • Cel: analiza ruchu na stronie, mierzenie oglądalności, badanie zachowań Użytkowników (czas spędzony na stronie, najczęściej odwiedzane sekcje, źródła ruchu).
     • Dane zbierane przez GA4 są anonimizowane i agregowane; narzędzie to nie pozwala na bezpośrednią identyfikację konkretnej osoby.
     • Dane mogą być przetwarzane przez Google LLC zgodnie z jej polityką prywatności dostępną pod adresem: policies.google.com/privacy.
     • Użytkownik może zrezygnować z śledzenia przez Google Analytics, instalując dodatek do przeglądarki dostępny pod adresem: tools.google.com/dlpage/gaoptout.
     • Typowe pliki GA4: _ga (czas trwania: 2 lata), _ga_[ID] (czas trwania: 2 lata), _gid (czas trwania: 24 godziny).
  2. Wewnętrzne SDK analityczne w Aplikacji mobilnej:
     • Cel: zbieranie zagregowanych danych o sposobie korzystania z Aplikacji, liczbie sesji, używanych funkcjach, błędach i awariach – wyłącznie w celu poprawy jej jakości.
     • Dane przetwarzane są przez Administratora i, w zakresie wynikającym z umowy powierzenia, przez dostawcę narzędzia.

3. Cookies funkcjonalne

• Cel: Umożliwienie Aplikacji i stronie www.incase.systems „zapamiętania” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizacji interfejsu.
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda Użytkownika.
• Przykłady zastosowania:
  • zapamiętanie wybranego języka interfejsu,
  • zapamiętanie preferencji dotyczących wyświetlania powiadomień,
  • zapisanie wybranych ustawień filtrów wyszukiwania zleceń,
  • przechowywanie ustawień dostępności.
• Czas przechowywania: od 30 dni do 12 miesięcy.

4. Cookies reklamowe (marketingowe)

• Cel: Dostarczanie Użytkownikom treści reklamowych dostosowanych do ich zainteresowań oraz mierzenie skuteczności kampanii reklamowych.
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – wyraźna zgoda Użytkownika; brak zgody oznacza, że cookies tego rodzaju nie są zapisywane.
• Zastosowanie: Cookies reklamowe stosowane są wyłącznie na stronie www.incase.systems i wyłącznie wtedy, gdy Użytkownik wyraził na nie zgodę. W chwili obowiązywania niniejszej Polityki Administrator nie stosuje zewnętrznych narzędzi śledzenia w celach reklamowych (np. pikseli remarketingowych zewnętrznych dostawców). W przypadku wprowadzenia takich narzędzi niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana, a Użytkownicy poinformowani.
• Czas przechowywania: od 30 dni do 12 miesięcy.

§ 6. TABELA STOSOWANYCH COOKIES

Poniżej przedstawiona jest orientacyjna tabela plików cookies stosowanych na stronie www.incase.systems:

Tabela ma charakter poglądowy. Pełna i aktualna lista cookies dostępna jest w panelu zarządzania zgodami na stronie www.incase.systems.

§ 7. COOKIES W APLIKACJI MOBILNEJ

1. Aplikacja mobilna InCase Fotokopie nie stosuje plików cookies w klasycznym sensie, lecz korzysta z podobnych technologii opisanych w § 3 ust. 2 niniejszej Polityki.
2. Tokeny sesji – przechowywane bezpiecznie na Urządzeniu (Secure Storage) i służą wyłącznie do uwierzytelniania Użytkownika oraz utrzymania zalogowanej sesji. Są usuwane po wylogowaniu lub wygaśnięciu sesji.
3. Dane konfiguracyjne – Aplikacja zapisuje na Urządzeniu ustawienia Użytkownika (preferencje powiadomień, ustawienia wyświetlania), które są niezbędne do prawidłowego działania Aplikacji.
4. SDK analityczne – jeśli Użytkownik wyraził zgodę, Aplikacja może zbierać zagregowane, zanonimizowane dane o korzystaniu z jej funkcji (np. liczba sesji, używane ekrany, błędy), wyłącznie w celu poprawy jakości Aplikacji.
5. Zarządzanie technologiami stosowanymi w Aplikacji mobilnej odbywa się za pośrednictwem ustawień Aplikacji (sekcja: Ustawienia → Prywatność i dane).

§ 8. ZARZĄDZANIE ZGODĄ NA COOKIES

A. Strona www.incase.systems

1. Baner cookies: Przy pierwszym wejściu na stronę www.incase.systems Użytkownikowi wyświetlany jest baner cookies umożliwiający:
   • akceptację wszystkich cookies (w tym analitycznych i funkcjonalnych),
   • odrzucenie wszystkich cookies (z wyjątkiem niezbędnych),
   • indywidualne zarządzanie zgodami – wybór poszczególnych kategorii cookies.
2. Aktywna zgoda: Zgoda na cookies innych niż niezbędne musi być wyrażona w sposób aktywny (kliknięcie odpowiedniego przycisku lub zaznaczenie checkbox'a). Brak działania ze strony Użytkownika (scrollowanie, kontynuowanie przeglądania) nie jest traktowane jako zgoda.
3. Centrum preferencji: Użytkownik może w każdym czasie zmienić swoje ustawienia dotyczące cookies, wchodząc w link „Zarządzaj cookies" / „Ustawienia prywatności" dostępny na stronie www.incase.systems.

B. Aplikacja mobilna

1. Zarządzanie zgodami na stosowanie technologii opisanych w § 7 odbywa się w ustawieniach Aplikacji (Ustawienia → Prywatność i dane).
2. Użytkownik może w każdym czasie cofnąć zgodę na stosowanie opcjonalnych technologii, bez wpływu na możliwość korzystania z podstawowych funkcji Aplikacji.

C. Ustawienia przeglądarki

1. Niezależnie od mechanizmu na stronie www.incase.systems, Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej. Większość przeglądarek umożliwia:
   • wyświetlenie i usunięcie zapisanych plików cookies,
   • zablokowanie wszystkich plików cookies,
   • blokowanie cookies podmiotów trzecich,
   • powiadamianie o każdej próbie zapisania cookies.
2. Instrukcje zarządzania cookies w popularnych przeglądarkach dostępne są pod adresami:
   • Google Chrome: support.google.com/chrome/answer/95647
   • Mozilla Firefox: support.mozilla.org/pl/kb/wlaczanie-i-wylaczanie-ciasteczek
   • Microsoft Edge: support.microsoft.com/pl-pl/microsoft-edge
   • Safari (macOS/iOS): support.apple.com/pl-pl/guide/safari

D. Ustawienia systemu operacyjnego (urządzenia mobilne)

Na urządzeniach z systemem iOS i Android Użytkownik może zarządzać uprawnieniami Aplikacji (w tym dostępem do identyfikatorów urządzeń) za pośrednictwem systemowych ustawień prywatności:

• iOS: Ustawienia → Prywatność i ochrona,
• Android: Ustawienia → Prywatność lub Ustawienia → Aplikacje → InCase Fotokopie → Uprawnienia.

§ 9. COFNIĘCIE ZGODY NA COOKIES

1. Użytkownik może w dowolnym momencie cofnąć zgodę na stosowanie cookies innych niż niezbędne, bez podawania przyczyny i bez żadnych negatywnych konsekwencji.
2. Cofnięcie zgody jest możliwe poprzez:
   • skorzystanie z centrum preferencji cookies na stronie www.incase.systems (link „Zarządzaj cookies"),
   • zmianę ustawień w Aplikacji (Ustawienia → Prywatność i dane),
   • odpowiednie ustawienia przeglądarki internetowej,
   • ustawienia systemowe urządzenia mobilnego.
3. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

§ 10. SKUTKI WYŁĄCZENIA LUB ODMOWY STOSOWANIA COOKIES

1. Wyłączenie lub odmowa stosowania cookies niezbędnych spowoduje, że:
   • korzystanie z funkcji wymagających zalogowania stanie się niemożliwe,
   • sesja Użytkownika nie będzie utrzymana,
   • zapisane preferencje dotyczące zgody na cookies nie będą zapamiętane,
   • część funkcji strony www.incase.systems może działać niepoprawnie lub nie działać wcale.
2. Wyłączenie lub odmowa stosowania cookies analitycznych (wydajnościowych) spowoduje, że:
   • dane o korzystaniu ze strony/Aplikacji nie będą przekazywane narzędziom statystycznym (np. Google Analytics),
   • Administrator nie będzie w stanie mierzyć skuteczności swoich działań i optymalizować Usług na podstawie tych danych,
   • podstawowe funkcje strony i Aplikacji pozostaną dostępne bez ograniczeń.
3. Wyłączenie lub odmowa stosowania cookies funkcjonalnych spowoduje, że:
   • preferencje Użytkownika (np. język interfejsu, ustawienia wyświetlania) nie będą zapamiętane między sesjami,
   • przy każdym nowym wejściu Użytkownik będzie musiał ponownie konfigurować swoje ustawienia,
   • podstawowe funkcje strony i Aplikacji pozostaną dostępne bez ograniczeń.
4. Wyłączenie lub odmowa stosowania cookies reklamowych spowoduje, że:
   • Użytkownik nie będzie otrzymywał reklam spersonalizowanych na podstawie swojej aktywności,
   • ewentualne reklamy będą wyświetlane bez dopasowania do zainteresowań Użytkownika,
   • podstawowe funkcje strony i Aplikacji pozostaną dostępne bez ograniczeń.

§ 11. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH Z COOKIES

1. Dane zbierane za pośrednictwem plików cookies i podobnych technologii są przechowywane przez czas odpowiadający rodzajowi i celowi cookies, zgodnie z tabelą zawartą w § 6 niniejszej Polityki.
2. Dane z cookies analitycznych i funkcjonalnych przetwarzane są przez Administratora przez czas nie dłuższy niż wymagany do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, i nie dłużej niż 2 lata.
3. Dane z cookies niezbędnych przechowywane są przez czas sesji lub do czasu wylogowania, chyba że dany plik cookie ma określony dłuższy termin ważności (np. plik zapamiętujący decyzję o cookies).

§ 12. PRAWA UŻYTKOWNIKA

W związku z przetwarzaniem danych osobowych za pośrednictwem cookies Użytkownikowi przysługują prawa opisane szczegółowo w Polityce Ochrony Prywatności (§ 10), w tym prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia skargi do PUODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

W celu realizacji praw należy kontaktować się z Administratorem:

• e-mail: kontakt@incase.systems
• adres korespondencyjny: InCase Systems sp. z o.o., ul. Bohaterów Starówki Warszawskiej 15/44, 81-466 Gdynia

§ 13. ZMIANY POLITYKI COOKIES

1. Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Cookies, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, stosowanych technologii lub rodzajów i celów stosowanych plików cookies.
2. O istotnych zmianach Administrator poinformuje Użytkowników poprzez komunikat na stronie www.incase.systems oraz w Aplikacji, z odpowiednim wyprzedzeniem.
3. Aktualny tekst Polityki Cookies jest zawsze dostępny w Aplikacji oraz na stronie www.incase.systems.

Data wejścia w życie: 20.01.2025 r.