POLITYKA OCHRONY PRYWATNOŚCI  
Aplikacji mobilnej InCase Fotokopie oraz strony www.incase.systems  
Wersja: 1.1 Obowiązuje od: 20.01.2025 r.  
§ 1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH  
1.  
Administratorem danych osobowych użytkowników Aplikacji mobilnej InCase  
Fotokopie oraz osób odwiedzających stronę internetową www.incase.systems jest:  
InCase Systems spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Bohaterów Starówki  
Warszawskiej 15/44, 81-466 Gdynia KRS: 0001154884, wpisana do Rejestru  
Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku NIP:  
5862414274 REGON: 540877771 Kapitał zakładowy: 50.000 zł Adres e-mail:  
kontakt@incase.systems  
zwana dalej „InCase“ lub „Administratorem“.  
2.  
Administrator samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych,  
ponosząc za to pełną odpowiedzialność.  
§ 2. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH  
1.  
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można  
kontaktować się we wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych  
osobowych i realizacji praw wynikających z przepisów o ochronie danych:  
–
–
e-mail: kontakt@incase.systems  
adres korespondencyjny: ul. Bohaterów Starówki Warszawskiej 15/44, 81-466  
Gdynia (z dopiskiem: „Inspektor Ochrony Danych“)  
§ 3. DEFINICJE  
Na użytek niniejszej Polityki Ochrony Prywatności przyjmuje się następujące definicje:  
1.  
Aplikacja – Aplikacja mobilna InCase Fotokopie udostępniana przez Administratora na  
urządzenia z systemem iOS oraz Android, a także funkcjonalności dostępne przez  
stronę www.incase.systems.  
2.  
3.  
Konto – indywidualny zestaw uprawnień przypisany Użytkownikowi po dokonaniu  
rejestracji w Aplikacji, identyfikowany numerem telefonu komórkowego.  
Użytkownik – osoba fizyczna, która zarejestrowała Konto w Aplikacji lub odwiedza  
stronę www.incase.systems i w związku z tym jej dane osobowe są przetwarzane  
przez Administratora.  
4.  
5.  
Regulamin – Regulamin Aplikacji mobilnej InCase Fotokopie obowiązujący od  
20.01.2025 r.  
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27  
kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem  
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia  
dyrektywy 95/46/WE.  
6.  
7.  
8.  
PUODO – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, krajowy organ nadzorczy w  
rozumieniu RODO.  
EOG – Europejski Obszar Gospodarczy, obejmujący kraje Unii Europejskiej, Islandię,  
Liechtenstein i Norwegię.  
PKE – ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024  
poz. 1221).  
Pojęcia niezdefiniowane powyżej, a użyte w niniejszej Polityce, mają znaczenie nadane im w  
Regulaminie lub RODO.  
§ 4. CEL I ZAKRES POLITYKI  
1.  
Niniejsza Polityka Ochrony Prywatności określa zasady przetwarzania danych  
osobowych przez Administratora w związku z korzystaniem z Aplikacji mobilnej InCase  
Fotokopie oraz strony www.incase.systems.  
2.  
Polityka realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO wobec  
Użytkowników, których dane Administrator pozyskuje bezpośrednio, oraz z art. 14  
RODO wobec osób, których dane Administrator może pozyskiwać w związku z  
działalnością Użytkowników (np. osób trzecich, których dokumenty są  
fotografowane).  
3.  
Korzystanie z Aplikacji jest równoznaczne z zapoznaniem się z niniejszą Polityką.  
§ 5. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH  
Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych Użytkowników:  
1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe:  
•
•
•
numer telefonu komórkowego (obowiązkowo – stanowi główny identyfikator Konta),  
adres e-mail (opcjonalnie – do komunikacji i powiadomień),  
dodatkowe dane kontaktowe podane dobrowolnie przez Użytkownika.  
2. Dane dotyczące korzystania z Aplikacji:  
•
•
•
•
•
historia zleceń fotokopii (daty, rodzaje dokumentów, dane odbiorców),  
dane o płatnościach i transakcjach,  
logi aktywności w Aplikacji (czas logowania, używane funkcje),  
historia reklamacji i korespondencji z Administratorem,  
preferencje i ustawienia Użytkownika.  
3. Dane zawarte w materiałach wgrywanych przez Użytkownika:  
•
fotografie dokumentów (w tym akt sądowych, dokumentów urzędowych, umów) –  
przetwarzane wyłącznie w celu realizacji zleceń fotokopii, przechowywania w ramach  
Konta oraz udostępniania wskazanym przez Użytkownika odbiorcom,  
opisy i komentarze dodawane do materiałów,  
•
•
metadane plików (data utworzenia, rozmiar, format).  
4. Dane techniczne zbierane automatycznie:  
•
•
•
•
adres IP urządzenia,  
informacje o urządzeniu (model, system operacyjny, wersja Aplikacji),  
dane o sesji i logowaniu,  
dane o lokalizacji (wyłącznie, jeśli Użytkownik wyrazi na to zgodę i włączy funkcję  
lokalizacji),  
•
pliki cookies i podobne technologie – szczegółowo opisane w Polityce Cookies.  
5. Dane dotyczące osób trzecich: Fotografie dokumentów wgrywane do Aplikacji mogą  
zawierać dane osobowe osób trzecich. Użytkownik, wgrywając takie materiały, oświadcza i  
gwarantuje, że posiada odpowiednie podstawy prawne do przetwarzania i udostępniania  
tych danych. Administrator przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia Usług.  
§ 6. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH  
1. Zawarcie i wykonanie Umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO):  
Administrator przetwarza dane osobowe w celu:  
•
•
•
rejestracji Konta i identyfikacji Użytkownika,  
uwierzytelniania Użytkownika przy każdym logowaniu,  
realizacji zleceń fotokopii, w tym przekazywania danych kontaktowych niezbędnych  
do realizacji zlecenia,  
Strona 2 z 13  
•
obsługi płatności i rozliczeń za korzystanie z Usług (w tym za pośrednictwem  
plaiormy płatniczej Stripe),  
•
•
•
•
świadczenia wszystkich Usług opisanych w Regulaminie,  
obsługi reklamacji i zapytań Użytkowników,  
zapewnienia wsparcia technicznego,  
komunikacji związanej z funkcjonowaniem Aplikacji.  
2. Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):  
Administrator przetwarza dane osobowe w celu:  
•
przechowywania dokumentacji rozliczeniowej zgodnie z przepisami prawa  
podatkowego,  
•
•
przekazywania danych organom państwowym na podstawie przepisów prawa,  
wypełniania innych obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.  
3. Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):  
Administrator przetwarza dane osobowe, gdy jest to niezbędne do realizacji:  
•
zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji, w tym wykrywania i zapobiegania nadużyciom,  
atakom cybernetycznym i spamowi,  
•
analizy aktywności Użytkowników w celu poprawy jakości i funkcjonalności Aplikacji  
(cele statystyczne i analityczne),  
•
•
obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń wobec Użytkowników,  
prowadzenia komunikacji serwisowej o charakterze technicznym, prawnym i  
transakcyjnym (np. powiadomienia o zmianach Regulaminu, problemy techniczne),  
optymalizacji procesów biznesowych.  
•
Prawnie uzasadniony interes Administratora polega na zapewnieniu bezpiecznego i  
sprawnego działania Aplikacji oraz ochronie prawnych i biznesowych interesów InCase.  
Użytkownik ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na tej podstawie w  
dowolnym momencie.  
4. Zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO):  
Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie po uzyskaniu wyraźnej i dobrowolnej  
zgody Użytkownika w celu:  
•
wysyłki informacji markekngowych, ofert, newslelerów i promocji drogą  
elektroniczną (e-mail, SMS, powiadomienia push),  
•
•
profilowania w celach markekngowych,  
przetwarzania danych o lokalizacji (jeśli funkcja jest włączona).  
Wyrażenie zgód markekngowych jest całkowicie dobrowolne i nie jest warunkiem korzystania  
z Aplikacji. Zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z  
prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.  
§ 7. OKRESY PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH  
1.  
Dane przetwarzane w celu wykonania Umowy – przez cały okres istnienia Konta  
Użytkownika.  
2.  
Po zamknięciu Konta dane przechowywane są przez następujące okresy:  
–
dane rozliczeniowe (faktury, płatności, dokumentacja podatkowa) – przez 5 lat  
następujących po roku, w którym powstał obowiązek podatkowy, zgodnie z  
przepisami prawa podatkowego,  
–
dane dotyczące reklamacji i sporów – do upływu okresu przedawnienia  
roszczeń wynikającego z przepisów powszechnie obowiązujących (co do  
zasady 3 lata, w niektórych przypadkach dłużej),  
Strona 3 z 13  
–
–
dane przetwarzane na podstawie zgody (markekng) – do czasu wycofania  
zgody przez Użytkownika,  
dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do  
czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub odpadnięcia podstawy  
przetwarzania,  
–
dane niezbędne do wywiązania się z obowiązków prawnych – przez okres  
wskazany przez właściwe przepisy.  
3.  
Fotografie dokumentów – usuwane wraz z zamknięciem Konta, z zastrzeżeniem kopii  
zapasowych przechowywanych zgodnie z polityką bezpieczeństwa Administratora,  
jednak nie dłużej niż przez 12 miesięcy od zamknięcia Konta.  
§ 8. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH  
1.  
Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane następującym kategoriom  
odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:  
a) Podmioty świadczące usługi na zlecenie Administratora (na podstawie umów  
powierzenia przetwarzania danych):  
–
dostawcy hoskngu i infrastruktury IT (przechowywanie danych, zapewnienie  
dostępności Aplikacji),  
–
Stripe Inc. – podmiot świadczący usługi płatnicze i rozliczeniowe (dane  
niezbędne do obsługi płatności),  
–
–
–
–
dostawcy usług księgowych i rozliczeniowych,  
dostawcy usług wsparcia technicznego i rozwoju Aplikacji,  
dostawcy usług prawnych i doradczych,  
dostawcy usług markekngowych (wyłącznie w przypadku udzielenia przez  
Użytkownika stosownej zgody).  
b) Inni Użytkownicy Aplikacji:  
–
dane kontaktowe Użytkownika (w zakresie niezbędnym do realizacji zlecenia  
fotokopii) przekazywane są wyłącznie odbiorcy zlecenia, za wiedzą i zgodą  
Użytkownika będącego zleceniodawcą.  
c) Organy publiczne i podmioty uprawnione z mocy prawa:  
–
sądy, prokuratura, Policja, organy podatkowe – wyłącznie w przypadkach  
przewidzianych przepisami prawa.  
2.  
Wszystkie podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora czynią to  
wyłącznie na podstawie pisemnych umów powierzenia przetwarzania i zgodnie z  
poleceniami Administratora.  
§ 9. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY (EOG)  
Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane wyłącznie na terytorium Europejskiego  
Obszaru Gospodarczego. Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich  
ani organizacji międzynarodowych.  
§ 10. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ  
Każdemu Użytkownikowi, jako osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa  
wynikające z RODO:  
1. Prawo dostępu (art. 15 RODO) – prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dane są  
przetwarzane, oraz do otrzymania kopii przetwarzanych danych i informacji o sposobie ich  
przetwarzania.  
2. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) – prawo do żądania niezwłocznego sprostowania  
nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych.  
Strona 4 z 13  
3. Prawo do usunięcia – „prawo do bycia zapomnianym“ (art. 17 RODO) – prawo do żądania  
usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO (np. gdy dane nie są już niezbędne  
do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy cofnięto zgodę stanowiącą podstawę  
przetwarzania). Prawo to nie ma zastosowania, gdy przetwarzanie jest niezbędne m.in. do  
wywiązania się z obowiązku prawnego lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.  
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – prawo do żądania ograniczenia  
przetwarzania danych w określonych przypadkach, np. gdy Użytkownik kweskonuje  
prawidłowość danych lub sprzeciwia się ich przetwarzaniu.  
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – prawo do otrzymania danych w  
ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu  
maszynowego oraz do żądania ich przekazania innemu administratorowi. Prawo to  
przysługuje wyłącznie w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie umowy lub  
zgody i w sposób zautomatyzowany.  
6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – prawo do wniesienia w dowolnym momencie  
sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie  
Administratora, w tym sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach markekngu  
bezpośredniego. Po wniesieniu skutecznego sprzeciwu Administrator zaprzestaje  
przetwarzania danych w tym celu, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych  
podstaw nadrzędnych wobec interesów Użytkownika.  
7. Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) – prawo do cofnięcia zgody na  
przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z  
prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.  
8. Prawo do wniesienia skargi (art. 77 RODO) – prawo do wniesienia skargi do organu  
nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych:  
•
•
adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa  
strona internetowa: www.uodo.gov.pl  
§ 11. SPOSÓB REALIZACJI PRAW  
1.  
W celu realizacji praw opisanych w § 10 niniejszej Polityki Użytkownik powinien  
skontaktować się z Administratorem:  
–
–
drogą elektroniczną: kontakt@incase.systems  
pisemnie: InCase Systems sp. z o.o., ul. Bohaterów Starówki Warszawskiej  
15/44, 81-466 Gdynia  
–
za pośrednictwem Aplikacji: jeśli dostępna jest odpowiednia funkcjonalność.  
2.  
Administrator rozpatruje żądanie w terminie miesiąca od jego otrzymania. W  
uzasadnionych przypadkach, z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę  
żądań, termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym  
Administrator informuje Użytkownika w ciągu pierwszego miesiąca.  
§ 12. COFNIĘCIE ZGODY MARKETINGOWEJ  
1.  
Użytkownik, który wyraził zgodę na otrzymywanie informacji markekngowych, może  
ją cofnąć w dowolnym momencie, bez podawania przyczyny i bez żadnych  
negatywnych konsekwencji dla możliwości korzystania z Aplikacji.  
2.  
Cofnięcie zgody markekngowej jest możliwe poprzez:  
–
–
–
kliknięcie w link „wypisz się“ dostępny w każdej wiadomości markekngowej,  
zmianę ustawień w Aplikacji (sekcja: ustawienia powiadomień/zgód),  
kontakt z Administratorem na adres kontakt@incase.systems,  
Strona 5 z 13  
–
wysłanie wiadomości SMS o treści „STOP“ na numer, z którego otrzymywane  
są wiadomości markekngowe.  
§ 13. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH  
1.  
Podanie numeru telefonu komórkowego jest warunkiem koniecznym do zawarcia  
Umowy i korzystania z Aplikacji. Niepodanie tego numeru uniemożliwia rejestrację  
Konta i dostęp do Usług.  
2.  
3.  
Podanie adresu e-mail i dodatkowych danych kontaktowych jest dobrowolne i służy  
usprawnieniu komunikacji oraz świadczenia Usług.  
Wyrażenie zgód markelngowych jest całkowicie dobrowolne i nie ma wpływu na  
możliwość korzystania z Aplikacji.  
§ 14. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE  
1.  
Administrator może stosować automatyczne przetwarzanie danych osobowych, w  
tym profilowanie, wyłącznie w następujących przypadkach:  
–
wykrywanie nadużyć i zapewnienie bezpieczeństwa – automatyczne systemy  
analizują wzorce korzystania z Aplikacji w celu wykrywania podejrzanych  
działań i ochrony Użytkowników,  
–
–
personalizacja usług – wyłącznie za wyraźną zgodą Użytkownika, w celu  
dostosowania funkcjonalności Aplikacji do jego preferencji,  
markelng – wyłącznie za wyraźną zgodą Użytkownika, w celu personalizacji  
ofert i komunikacji markekngowej.  
2.  
3.  
Automatyczne przetwarzanie opisane w pkt 1 ppkt 1 powyżej nie wywołuje wobec  
Użytkownika skutków prawnych ani nie wpływa istotnie na jego sytuację w zakresie  
korzystania z Aplikacji.  
W odniesieniu do zautomatyzowanego przetwarzania danych Użytkownikowi  
przysługuje prawo do:  
–
–
–
–
uzyskania informacji o logice stosowanych algorytmów,  
wyrażenia swojego stanowiska,  
zakweskonowania podjętej decyzji,  
żądania interwencji człowieka po stronie Administratora.  
§ 15. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH  
1.  
Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zapewniające  
bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych zgodnie z art. 32 RODO, w tym:  
–
–
–
–
–
–
szyfrowanie danych w przesyle i w spoczynku,  
wielopoziomową kontrolę dostępu do danych (autoryzacja i uwierzytelnianie),  
regularne tworzenie kopii zapasowych,  
monitoring bezpieczeństwa i wykrywanie incydentów,  
szkolenia personelu w zakresie ochrony danych,  
regularne audyty bezpieczeństwa systemów informatycznych.  
2.  
Administrator dokonuje regularnej weryfikacji i aktualizacji stosowanych środków, aby  
zapewnić adekwatny stopień ochrony danych.  
§ 16. NARUSZENIA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH  
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie  
ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych, Administrator bez zbędnej zwłoki  
zawiadamia o tym fakcie osoby, których dane dotyczą, w zakresie i trybie wymaganym przez  
art. 34 RODO.  
Strona 6 z 13  
§ 17. PRZETWARZANIE DANYCH NA STRONIE INTERNETOWEJ  
1.  
Podczas korzystania ze strony www.incase.systems automatycznie zbierane są dane  
techniczne, w tym adres IP, nazwa domeny, typ przeglądarki i systemu operacyjnego,  
a także dane zapisywane w plikach cookies. Szczegółowe zasady stosowania plików  
cookies opisane są w odrębnej Polityce Cookies.  
2.  
3.  
Dane zapisywane w logach serwera (adres IP, czas żądania, informacje o przeglądarce)  
służą wyłącznie administrowaniu stroną i zapewnieniu jej bezpieczeństwa. Nie są one  
łączone z danymi identyfikacyjnymi Użytkowników i nie służą do ich identyfikacji.  
Na stronie www.incase.systems mogą być stosowane narzędzia analityczne, w  
szczególności Google Analylcs (lub Google Analykcs 4), służące do analizy ruchu i  
optymalizacji strony. Szczegóły dotyczące tych narzędzi zawarte są w Polityce Cookies.  
§ 18. ZMIANY POLITYKI OCHRONY PRYWATNOŚCI  
1.  
2.  
3.  
Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce  
Ochrony Prywatności z ważnych przyczyn, w szczególności w związku ze zmianami  
przepisów prawa lub zmianami w zakresie świadczonych Usług.  
O istotnych zmianach Polityki Administrator poinformuje Użytkowników z  
odpowiednim wyprzedzeniem, w sposób analogiczny do procedury zmiany  
Regulaminu opisanej w § 9 Regulaminu.  
Aktualny tekst Polityki jest zawsze dostępny w Aplikacji oraz na stronie  
www.incase.systems.  
Data wejścia w życie: 20.01.2025 r.  
Strona 7 z 13  
POLITYKA COOKIES  
Aplikacji mobilnej InCase Fotokopie oraz strony www.incase.systems  
Wersja: 1.1 Obowiązuje od: 20.01.2025 r.  
§ 1. ADMINISTRATOR I CEL POLITYKI  
1.  
Administratorem danych przetwarzanych w związku ze stosowaniem plików cookies i  
podobnych technologii jest:  
InCase Systems spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Bohaterów Starówki  
Warszawskiej 15/44, 81-466 Gdynia KRS: 0001154884 NIP: 5862414274 REGON:  
540877771 e-mail: kontakt@incase.systems  
zwana dalej „Administratorem“ lub „InCase“.  
2.  
Niniejsza Polityka Cookies określa:  
–
zasady stosowania plików cookies i podobnych technologii na stronie  
www.incase.systems oraz w Aplikacji mobilnej InCase Fotokopie,  
cele, dla których są one wykorzystywane,  
–
–
–
–
–
podstawy prawne ich stosowania,  
sposób wyrażania i cofania zgody,  
skutki wyłączenia lub odmowy stosowania cookies,  
prawa Użytkownika w związku ze stosowaniem tych technologii.  
3.  
Politykę należy czytać łącznie z Polityką Ochrony Prywatności Administratora,  
dostępną na stronie www.incase.systems oraz w Aplikacji.  
§ 2. PODSTAWA PRAWNA  
Stosowanie plików cookies i podobnych technologii odbywa się na podstawie:  
1.  
Art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U.  
2024 poz. 1221) – w zakresie zgody na przechowywanie lub uzyskiwanie dostępu do  
informacji zapisanej na urządzeniu końcowym Użytkownika,  
2.  
Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia  
2016 r. (RODO) – w zakresie przetwarzania danych osobowych zbieranych za  
pośrednictwem cookies,  
3.  
4.  
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Użytkownika (dla cookies innych niż niezbędne),  
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (dla cookies  
niezbędnych do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Aplikacji/  
strony).  
§ 3. CZYM SĄ PLIKI COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE  
1.  
Pliki cookies (ciasteczka) to małe pliki tekstowe, które strona internetowa lub  
aplikacja zapisuje na urządzeniu końcowym Użytkownika (komputerze, smarionie,  
tablecie) i odczytuje przy kolejnych odwiedzinach. Pliki cookies mogą zawierać dane  
pozwalające na identyfikację urządzenia lub preferencji Użytkownika.  
2.  
Podobne technologie stosowane w Aplikacji mobilnej InCase Fotokopie obejmują:  
–
–
–
tokeny sesji i uwierzytelniania – identyfikatory przechowywane w pamięci  
urządzenia, umożliwiające utrzymanie zalogowanej sesji,  
identyfikatory urządzeń (device ID) – niepowtarzalne identyfikatory  
przypisane do Urządzenia, służące do identyfikacji i uwierzytelniania,  
lokalne przechowywanie danych (Local Storage, Secure Storage) –  
mechanizmy zapisu danych konfiguracyjnych i preferencji Użytkownika  
bezpośrednio na Urządzeniu,  
Strona 8 z 13  
–
SDK analityczne – oprogramowanie wbudowane w Aplikację służące zbieraniu  
zagregowanych danych o sposobie jej użytkowania.  
§ 4. PODZIAŁ COOKIES WEDŁUG CZASU TRWANIA  
1.  
Cookies sesyjne – tymczasowe pliki usuwane automatycznie po zamknięciu  
przeglądarki lub Aplikacji. Służą do utrzymania sesji i uwierzytelnienia Użytkownika  
podczas jednej wizyty.  
2.  
Cookies trwałe – pliki przechowywane na urządzeniu przez określony czas lub do  
momentu ich ręcznego usunięcia przez Użytkownika. Służą do zapamiętania  
preferencji, ustawień oraz celów analitycznych.  
§ 5. KATEGORII COOKIES WEDŁUG CELU  
1. Cookies niezbędne (technicznie konieczne)  
Cel: Zapewnienie podstawowych funkcji strony www.incase.systems i Aplikacji; bez nich  
korzystanie z Usług byłoby niemożliwe lub znacząco utrudnione.  
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) –  
stosowanie tych plików nie wymaga zgody Użytkownika.  
Przykłady zastosowania:  
•
•
•
•
uwierzytelnianie Użytkownika i utrzymanie zalogowanej sesji (token sesji),  
identyfikacja Urządzenia (identyfikator urządzenia),  
zapewnienie bezpieczeństwa połączenia i wykrywanie nadużyć,  
zapamiętanie preferencji Użytkownika dotyczących zgody na cookies (cookie  
consent),  
•
przechowywanie zawartości koszyka lub formularzy w trakcie sesji.  
Czas przechowywania: czas trwania sesji lub krótki okres (do 24 godzin).  
2. Cookies wydajnościowe (analityczne)  
Cel: Zbieranie zagregowanych danych statystycznych o sposobie korzystania ze strony  
www.incase.systems i Aplikacji, w celu poprawy ich działania, jakości i funkcjonalności.  
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Użytkownika.  
Stosowane narzędzia:  
a) Google Analylcs 4 (GA4) – narzędzie analityczne firmy Google LLC:  
•
Cel: analiza ruchu na stronie, mierzenie oglądalności, badanie zachowań  
Użytkowników (czas spędzony na stronie, najczęściej odwiedzane sekcje, źródła  
ruchu).  
•
•
•
•
Dane zbierane przez GA4 są anonimizowane i agregowane; narzędzie to nie pozwala  
na bezpośrednią identyfikację konkretnej osoby.  
Dane mogą być przetwarzane przez Google LLC zgodnie z jej polityką prywatności  
dostępną pod adresem: policies.google.com/privacy.  
Użytkownik może zrezygnować z śledzenia przez Google Analykcs, instalując dodatek  
do przeglądarki dostępny pod adresem: tools.google.com/dlpage/gaoptout.  
Typowe pliki GA4: _ga (czas trwania: 2 lata), _ga_\[ID\] (czas trwania: 2 lata),  
_gid (czas trwania: 24 godziny).  
b) Wewnętrzne SDK analityczne w Aplikacji mobilnej:  
•
Cel: zbieranie zagregowanych danych o sposobie korzystania z Aplikacji, liczbie sesji,  
używanych funkcjach, błędach i awariach – wyłącznie w celu poprawy jej jakości.  
Dane przetwarzane są przez Administratora i, w zakresie wynikającym z umowy  
powierzenia, przez dostawcę narzędzia.  
•
Strona 9 z 13  
Czas przechowywania: zależnie od narzędzia – od 24 godzin do 2 lat (szczegóły przy  
poszczególnych narzędziach powyżej).  
3. Cookies funkcjonalne  
Cel: Umożliwienie Aplikacji i stronie www.incase.systems „zapamiętania“ wybranych przez  
Użytkownika ustawień i personalizacji interfejsu.  
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Użytkownika.  
Przykłady zastosowania:  
•
•
•
•
zapamiętanie wybranego języka interfejsu,  
zapamiętanie preferencji dotyczących wyświetlania powiadomień,  
zapisanie wybranych ustawień filtrów wyszukiwania zleceń,  
przechowywanie ustawień dostępności.  
Czas przechowywania: od 30 dni do 12 miesięcy.  
4. Cookies reklamowe (markelngowe)  
Cel: Dostarczanie Użytkownikom treści reklamowych dostosowanych do ich zainteresowań  
oraz mierzenie skuteczności kampanii reklamowych.  
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – wyraźna zgoda Użytkownika; brak zgody  
oznacza, że cookies tego rodzaju nie są zapisywane.  
Zastosowanie: Cookies reklamowe stosowane są wyłącznie na stronie www.incase.systems i  
wyłącznie wtedy, gdy Użytkownik wyraził na nie zgodę. W chwili obowiązywania niniejszej  
Polityki Administrator nie stosuje zewnętrznych narzędzi śledzenia w celach reklamowych  
(np. pikseli remarkekngowych zewnętrznych dostawców). W przypadku wprowadzenia takich  
narzędzi niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana, a Użytkownicy  
poinformowani.  
Czas przechowywania: od 30 dni do 12 miesięcy.  
§ 6. TABELA STOSOWANYCH COOKIES  
Poniżej przedstawiona jest orientacyjna tabela plików cookies stosowanych na stronie  
www.incase.systems:  
Nazwa pliku  
cookie  
Dostawca  
Kategoria  
Cel  
Czas trwania  
InCase  
Niezbędne  
Uwierzytelnia  
nie i  
Sesja  
session_to  
ken  
utrzymanie  
sesji  
InCase  
Niezbędne  
Analityczne  
Analityczne  
Zapamiętanie  
decyzji o  
12 miesięcy  
2 lata  
cookie_con  
sent  
cookies  
Google  
Identyfikacja  
Użytkownika  
(GA)  
_ga  
Analykcs  
Google  
Śledzenie sesji 2 lata  
(GA4)  
_ga_\[ID\]  
Analykcs  
Strona 10 z 13  
Nazwa pliku  
cookie  
Dostawca  
Kategoria  
Cel  
Czas trwania  
24 godziny  
Google  
Analityczne  
Rozróżnienie  
Użytkownikó  
w (GA)  
_gid  
Analykcs  
InCase  
InCase  
Funkcjonalne  
Funkcjonalne  
Zapamiętanie  
ustawień  
6 miesięcy  
user_prefs  
lang  
interfejsu  
Zapamiętanie  
wybranego  
języka  
12 miesięcy  
Tabela ma charakter poglądowy. Pełna i aktualna lista cookies dostępna jest w panelu  
zarządzania zgodami na stronie www.incase.systems.  
§ 7. COOKIES W APLIKACJI MOBILNEJ  
1.  
Aplikacja mobilna InCase Fotokopie nie stosuje plików cookies w klasycznym sensie,  
lecz korzysta z podobnych technologii opisanych w § 3 ust. 2 niniejszej Polityki.  
Tokeny sesji – przechowywane bezpiecznie na Urządzeniu (Secure Storage) i służą  
wyłącznie do uwierzytelniania Użytkownika oraz utrzymania zalogowanej sesji. Są  
usuwane po wylogowaniu lub wygaśnięciu sesji.  
2.  
3.  
4.  
5.  
Dane konfiguracyjne – Aplikacja zapisuje na Urządzeniu ustawienia Użytkownika  
(preferencje powiadomień, ustawienia wyświetlania), które są niezbędne do  
prawidłowego działania Aplikacji.  
SDK analityczne – jeśli Użytkownik wyraził zgodę, Aplikacja może zbierać  
zagregowane, zanonimizowane dane o korzystaniu z jej funkcji (np. liczba sesji,  
używane ekrany, błędy), wyłącznie w celu poprawy jakości Aplikacji.  
Zarządzanie technologiami stosowanymi w Aplikacji mobilnej odbywa się za  
pośrednictwem ustawień Aplikacji (sekcja: Ustawienia → Prywatność i dane).  
§ 8. ZARZĄDZANIE ZGODĄ NA COOKIES  
A. Strona www.incase.systems  
1.  
Baner cookies: Przy pierwszym wejściu na stronę www.incase.systems Użytkownikowi  
wyświetlany jest baner cookies umożliwiający:  
–
–
–
akceptację wszystkich cookies (w tym analitycznych i funkcjonalnych),  
odrzucenie wszystkich cookies (z wyjątkiem niezbędnych),  
indywidualne zarządzanie zgodami – wybór poszczególnych kategorii cookies.  
2.  
3.  
Aktywna zgoda: Zgoda na cookies innych niż niezbędne musi być wyrażona w sposób  
aktywny (kliknięcie odpowiedniego przycisku lub zaznaczenie checkbox’a). Brak  
działania ze strony Użytkownika (scrollowanie, kontynuowanie przeglądania) nie jest  
traktowane jako zgoda.  
Centrum preferencji: Użytkownik może w każdym czasie zmienić swoje ustawienia  
dotyczące cookies, wchodząc w link „Zarządzaj cookies“ / „Ustawienia prywatności“  
dostępny na stronie www.incase.systems.  
B. Aplikacja mobilna  
1. Zarządzanie zgodami na stosowanie technologii opisanych w § 7 odbywa się w  
ustawieniach Aplikacji (Ustawienia → Prywatność i dane).  
Strona 11 z 13  
2.  
Użytkownik może w każdym czasie cofnąć zgodę na stosowanie opcjonalnych  
technologii, bez wpływu na możliwość korzystania z podstawowych funkcji Aplikacji.  
C. Ustawienia przeglądarki  
1.  
Niezależnie od mechanizmu na stronie www.incase.systems, Użytkownik może  
zarządzać plikami cookies za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki  
internetowej. Większość przeglądarek umożliwia:  
–
–
–
–
wyświetlenie i usunięcie zapisanych plików cookies,  
zablokowanie wszystkich plików cookies,  
blokowanie cookies podmiotów trzecich,  
powiadamianie o każdej próbie zapisania cookies.  
2.  
Instrukcje zarządzania cookies w popularnych przeglądarkach dostępne są pod  
adresami:  
–
–
–
–
Google Chrome: support.google.com/chrome/answer/95647  
Mozilla Firefox: support.mozilla.org/pl/kb/wlaczanie-i-wylaczanie-ciasteczek  
Microsor Edge: support.microsow.com/pl-pl/microsow-edge  
Safari (macOS/iOS): support.apple.com/pl-pl/guide/safari  
D. Ustawienia systemu operacyjnego (urządzenia mobilne)  
Na urządzeniach z systemem iOS i Android Użytkownik może zarządzać uprawnieniami  
Aplikacji (w tym dostępem do identyfikatorów urządzeń) za pośrednictwem systemowych  
ustawień prywatności:  
•
•
iOS: Ustawienia → Prywatność i ochrona,  
Android: Ustawienia → Prywatność lub Ustawienia → Aplikacje → InCase Fotokopie  
→ Uprawnienia.  
§ 9. COFNIĘCIE ZGODY NA COOKIES  
1.  
Użytkownik może w dowolnym momencie cofnąć zgodę na stosowanie cookies  
innych niż niezbędne, bez podawania przyczyny i bez żadnych negatywnych  
konsekwencji.  
2.  
Cofnięcie zgody jest możliwe poprzez:  
–
skorzystanie z centrum preferencji cookies na stronie www.incase.systems  
(link „Zarządzaj cookies“),  
–
–
–
zmianę ustawień w Aplikacji (Ustawienia → Prywatność i dane),  
odpowiednie ustawienia przeglądarki internetowej,  
ustawienia systemowe urządzenia mobilnego.  
3.  
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed  
jej cofnięciem.  
§ 10. SKUTKI WYŁĄCZENIA LUB ODMOWY STOSOWANIA COOKIES  
1.  
Wyłączenie lub odmowa stosowania cookies niezbędnych spowoduje, że:  
–
–
–
–
korzystanie z funkcji wymagających zalogowania stanie się niemożliwe,  
sesja Użytkownika nie będzie utrzymana,  
zapisane preferencje dotyczące zgody na cookies nie będą zapamiętane,  
część funkcji strony www.incase.systems może działać niepoprawnie lub nie  
działać wcale.  
2.  
Wyłączenie lub odmowa stosowania cookies analitycznych (wydajnościowych)  
spowoduje, że:  
–
dane o korzystaniu ze strony/Aplikacji nie będą przekazywane narzędziom  
statystycznym (np. Google Analykcs),  
Strona 12 z 13  
–
–
Administrator nie będzie w stanie mierzyć skuteczności swoich działań i  
optymalizować Usług na podstawie tych danych,  
podstawowe funkcje strony i Aplikacji pozostaną dostępne bez ograniczeń.  
3.  
4.  
Wyłączenie lub odmowa stosowania cookies funkcjonalnych spowoduje, że:  
–
–
–
preferencje Użytkownika (np. język interfejsu, ustawienia wyświetlania) nie  
będą zapamiętane między sesjami,  
przy każdym nowym wejściu Użytkownik będzie musiał ponownie  
konfigurować swoje ustawienia,  
podstawowe funkcje strony i Aplikacji pozostaną dostępne bez ograniczeń.  
Wyłączenie lub odmowa stosowania cookies reklamowych spowoduje, że:  
–
–
–
Użytkownik nie będzie otrzymywał reklam spersonalizowanych na podstawie  
swojej aktywności,  
ewentualne reklamy będą wyświetlane bez dopasowania do zainteresowań  
Użytkownika,  
podstawowe funkcje strony i Aplikacji pozostaną dostępne bez ograniczeń.  
§ 11. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH Z COOKIES  
1.  
2.  
3.  
Dane zbierane za pośrednictwem plików cookies i podobnych technologii są  
przechowywane przez czas odpowiadający rodzajowi i celowi cookies, zgodnie z  
tabelą zawartą w § 6 niniejszej Polityki.  
Dane z cookies analitycznych i funkcjonalnych przetwarzane są przez Administratora  
przez czas nie dłuższy niż wymagany do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, i  
nie dłużej niż 2 lata.  
Dane z cookies niezbędnych przechowywane są przez czas sesji lub do czasu  
wylogowania, chyba że dany plik cookie ma określony dłuższy termin ważności (np.  
plik zapamiętujący decyzję o cookies).  
§ 12. PRAWA UŻYTKOWNIKA  
W związku z przetwarzaniem danych osobowych za pośrednictwem cookies Użytkownikowi  
przysługują prawa opisane szczegółowo w Polityce Ochrony Prywatności (§ 10), w tym prawo  
dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu,  
przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia skargi do PUODO (ul. Stawki 2, 00-193  
Warszawa, www.uodo.gov.pl).  
W celu realizacji praw należy kontaktować się z Administratorem:  
•
•
e-mail: kontakt@incase.systems  
adres korespondencyjny: InCase Systems sp. z o.o., ul. Bohaterów Starówki  
Warszawskiej 15/44, 81-466 Gdynia  
§ 13. ZMIANY POLITYKI COOKIES  
1.  
Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Cookies, w  
szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, stosowanych technologii lub  
rodzajów i celów stosowanych plików cookies.  
2.  
3.  
O istotnych zmianach Administrator poinformuje Użytkowników poprzez komunikat  
na stronie www.incase.systems oraz w Aplikacji, z odpowiednim wyprzedzeniem.  
Aktualny tekst Polityki Cookies jest zawsze dostępny w Aplikacji oraz na stronie  
www.incase.systems.  
Data wejścia w życie: 20.01.2025 r.  
Strona 13 z 13